按照電子檔案“四性”的管理要求，筆者對(duì)電子檔案“八防”的涵義進(jìn)行詳細(xì)闡釋和解析。
防篡改是指通過包裝、系統(tǒng)或其他物理措施抗擊產(chǎn)品正常用戶的篡改的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，更多的是指防止惡意用戶或者木馬程序對(duì)數(shù)據(jù)（包括元數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)等，下同）的篡改行為。結(jié)合電子檔案管理要求，篡改電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)的行為是不被允許的，這將破壞電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。
防損毀是指通過執(zhí)行制度、規(guī)范流程、降低安全風(fēng)險(xiǎn)，以避免發(fā)生或即將發(fā)生的損耗或破壞。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止惡意用戶對(duì)數(shù)據(jù)的損毀行為，也包括防止由于宕機(jī)、存儲(chǔ)載體損壞等計(jì)算機(jī)軟硬件故障原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)損毀。結(jié)合電子檔案管理要求，損毀電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)的行為或情況是不被允許的，因?yàn)檫@將破壞電子檔案的“四性”。
防丟失是指防止失去或遺失某樣物品或東西。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止數(shù)據(jù)丟失，如防止數(shù)據(jù)被刪除，或者防止由于宕機(jī)、存儲(chǔ)載體損壞等計(jì)算機(jī)軟硬件故障原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失，也包括預(yù)防遭受地震、火災(zāi)、水災(zāi)等災(zāi)難性事件之后可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。結(jié)合電子檔案管理要求，檔案數(shù)據(jù)丟失的情形是絕對(duì)不允許出現(xiàn)的，這將破壞電子檔案的完整性、可用性和安全性。
防過時(shí)是指防止設(shè)備設(shè)施、信息或技術(shù)陳舊不合時(shí)宜，超過了流行的時(shí)間或規(guī)定的時(shí)間期限。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，主要是指防止計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)或者應(yīng)用技術(shù)過時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行或者數(shù)據(jù)的正常訪問造成影響。結(jié)合電子檔案管理要求，運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)的軟硬件環(huán)境過時(shí)，存儲(chǔ)或者訪問電子檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)、設(shè)備以及載體過時(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)格式過時(shí)等情況出現(xiàn)是不被允許的，這將嚴(yán)重影響電子檔案的可用性。
防病毒是指通過采取一些預(yù)防措施來避免遭受病毒侵害。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，是指用戶主動(dòng)性地防范電腦等電子設(shè)備不受病毒攻擊，從而避免數(shù)據(jù)被篡改、用戶資料被泄露、設(shè)備程序被破壞等情況的出現(xiàn)。從廣義上來講，計(jì)算機(jī)病毒也包括木馬等惡意程序，這些程序被植入信息系統(tǒng)之后，不但竊取信息，還會(huì)篡改數(shù)據(jù)。由于計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)帶來巨大的安全威脅并很可能造成重大的實(shí)質(zhì)性危害，結(jié)合電子檔案管理要求，讓計(jì)算機(jī)病毒侵入電子檔案管理系統(tǒng)或者感染電子檔案數(shù)據(jù)是不被允許的，這將危及電子檔案的“四性”。
防信息泄露是指防止未經(jīng)授權(quán)的披露、暴露或提供敏感信息給未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人、組織或公眾的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，信息泄露很多情況下是利用技術(shù)手段和工具對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息進(jìn)行技術(shù)性竊取，如信息在傳遞、存儲(chǔ)、使用過程中的竊取等。結(jié)合電子檔案管理要求，電子檔案作為對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的重要數(shù)據(jù)，造成其信息泄露的行為是必須被明令禁止的，這將危及電子檔案的安全性，對(duì)國家和社會(huì)造成重大影響。
防非法擴(kuò)散是指防止未經(jīng)許可或違反法律規(guī)定，將某些物質(zhì)或信息在未經(jīng)授權(quán)的情況下進(jìn)行傳播或擴(kuò)散的行為。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，非法擴(kuò)散的對(duì)象主要是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息。造成信息非法擴(kuò)散的途徑和行為很多，包括但不限于非受控復(fù)制、下載內(nèi)容，非授權(quán)打印輸出，非受控發(fā)送文件，非法傳播敏感信息等。結(jié)合電子檔案管理要求，檔案信息是不允許被非法擴(kuò)散的，這將危及電子檔案的安全性。
防技術(shù)依賴是指防止自身的產(chǎn)品生產(chǎn)和過程控制依賴于某項(xiàng)或某些自身無法控制的技術(shù)。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中，技術(shù)依賴主要是指信息技術(shù)方面的依賴，特別是對(duì)特定廠商的軟硬件設(shè)備或者技術(shù)路線的依賴，這將導(dǎo)致自身的產(chǎn)品、數(shù)據(jù)、技術(shù)受制于人。結(jié)合電子檔案管理要求，電子文件歸檔以及電子檔案移交過程中，不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施，并須去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。技術(shù)依賴會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案的長期可用性。
